I portali intranet aziendali non sono solo un punto di accesso alle informazioni e ai servizi dell’impresa, ma anche un importante strumento di knowledge management e di lavoro quotidiano. Questo grazie a un network di comunità professionali che utilizza gli strumenti di condivisione della conoscenza:

• quotidianamente;
• in modo efficace rispetto alle proprie esigenze di lavoro;
• in modo funzionale alla diffusione delle conoscenze;
• in modo da fare circolare le informazioni fra le altre comunità di lavoro.

Quando le comunità professionali ci sono ma non vengono adeguatamente utilizzate, è necessario chiedersi se alla base ci sia un problema tecnologico, di incapacità di gestione interna o di abitudini da cambiare.

In particolare, i motivi possono essere ricercati in quattro ambiti:

• basso livello di usabilità del portale intranet, da cui deriva una diffusa difficoltà nel reperimento di informazioni e documenti e una scarsa conoscenza della sua utilità quotidiana;
• assenza di una mentalità di condivisione della propria conoscenza, per cui si preferisce non scambiare documenti e know-how con i colleghi; 
• percezione passiva della community, ritenuta un oggetto informatico di cui fruire in maniera non interattiva, oppure considerata uno spazio in cui si è ‘controllati’ in ogni contenuto o materiale che si pubblica;
• scarsa promozione da parte del management, con mancanza di motivazione e riconoscimento del personale coinvolto, che non vede riconosciuto il proprio ruolo di gestore-frequentatore delle community.

Se si verificano questi casi è necessario ottimizzare la navigazione dell’intranet o intraprendere un processo di change management, gestendo un processo di cambiamento che lavori sulle convinzioni e sulle abitudini degli utenti-dipendenti, per migliorare la percezione del valore e le modalità di utilizzo delle applicazioni e dei contenuti delle community.

Il cambiamento va pianificato e calato nel contesto della singola realtà aziendale, ma alcune chiavi vincenti possono essere:

• maggiore promozione da parte dei responsabili e del management dell’esistenza, delle potenzialità e dell’utilità dello spazio on line a disposizione del personale;
• implementazione o promozione degli strumenti di stretta utilità per lo svolgimento delle attività quotidiane, in modo che le community diventino effettivamente degli strumenti a valore aggiunto e vengano utilizzate dagli utenti come ottimizzazione dei loro processi lavorativi; 
• creazione o rafforzamento di una cultura della condivisione, contrastando forme di auto-censura che bloccano i dipendenti dal partecipare a discussioni o pubblicare notizie, accrescono la soggezione nei riguardi dell’azienda e frenano gli utenti dal parlare non solo e non tanto dei problemi in azienda, ma anche di nuove idee su progetti, sistemi o procedure.

Obiettivo fondamentale del change management è quello di fare delle comunità professionali un virtual workspace, un ambiente di lavoro in digitale che offre alle persone un supporto completo alle loro esigenze di operatività, servizi, comunicazione e gestione della conoscenza.